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お問い合わせフォームに来たメールに対する返信の方法をおさらい

問い合わせメールに対する返信方法
目次

活用したいサーバーメール

ブログの入門書や解説書を見るとほとんど必ずと言っていいほど書いてあるのが「お問い合わせフォーム」の設置です。

お問い合わせフォームの設置

もちろんその通りにやりましたよ。WordPressにはお問い合わせフォームの機能はありませんからプラグインを使って設置しました。

ここで使用したお問い合わせフォームは「Contact Form 7」、そしてサーバーは「ロリポップ」です。

まあまず問い合わせなんて来るはずはないと思いながらもこれで一安心していました。

さてブログを開設してから半年ほどたったころでしょうか、来たんですよ問い合わせが。

初心者に何を聞くの?と思ったけれど、一応私のブログを見てくれてる人もいるんだなと嬉しさも半分ありましたが、はたと困りました。

どこから返信するんだっけ

確かにフォームを設定した後そのお問い合わせフォームに自分でテストメールを送って、それが登録しておいた自分のGmailに転送されるところまでは確認していました。うんうん、確かに届いた…。

これで問い合わせがあったことを知り、そしてそのメールを読むことはできました。しかし「問い合わせ」に対して返信するという作業については真剣に考えていなかったように思います。

ただ不思議なことに「お問い合わせフォーム」に関する記事の多くは、設置については詳しく書いてあっても、実際に問い合わせが来た場合の返信方法については触れていないことが多いような気がします。

せっかく問い合わせをしてくれたのですから無視するわけにはいきません。結局その時はやむなく自分のGmailから返信しました。

知らない方には自分のメルアドは使わない方がいいんだけど

その後やり取りはそのままGmailで通したのですが、最初相手さんは全く知らないメルアドから返信が来たのでどのように思われたのか。

サイトと同じドメインからのメールは安心

たぶん驚かれたか或いは不審に思われたかも知れませんね。

ということで今後届いた問い合わせについては個人のGmailなどではなく、サーバーメールを使って正しく運用しようと思い、確認することにしたのです。

サイトと同じドメインのメールアドレスってかっこいいなあ

受け取る方も安心ね

フォームの設定方法はハル氏の記事が分かりやすいです

お問い合わせフォーム設定方法の詳細については他の方の記事を参照いただくことにして、ここではお問い合わせメールに対する返信方法についてお伝えしたいと思います。

サーバーメールの設定を再確認

ここでは「お問い合わせフォーム」に関する設定をもう一度振り返り、Gmailなどではなくサーバー専用のメルアドから返信する方法を確認してみたいと思います。

なお当方で使用しているのは次のとおりです。

  • プラグイン:Contact Form 7
  • レンタルサーバー:ロリポップ

サーバーメールアドレスは自動的に付与される

サーバーと契約するとサーバーメールアドレスが付与されます。ちょっと覗いてみましょう。

ロリポップのメニューで、メール ➡ メール設定/ロリポップ!webメーラー へ進みます。

ロリポップメニューからメール設定へ
図1 ロリポップの設定画面


下図のように自動的に作成されたメールアドレスが表示されます。

サーバーメール設定
図2 ロリポップ メール設定画面

①は自動的に作られ、削除することはできません。
②は独自ドメインを設定した場合にこれも自動的に作られます。これはブログサイトと同じドメインのメルアドになりますから、受け取る方は安心でしょう。

私は①は使っていません。なおメルアドは追加作成することが出来ます。サイトのドメインなので他人とかち合うことはありませんね。

メールアドレスの情報を確認

図2において、確認したいメルアドの「確認・変更」をクリックすると下図のような情報を確認できます。

メール設定
図3 メールアドレスの確認・変更画面

ちなみにパスワード欄をクリックするとパスワードが見える形で表示されます。

着信したメールは「転送先メールアドレス欄」に記載したアドレスに転送されます。

このサーバーメルアドから返信するのであれば、メールは「サーバーに残す」を選択した方が良いでしょう。

「お問い合わせメール設定」のおさらいはここまでにします。次はメールソフトにログインしてみましょう。

Webメーラーを起動する

図2において「ログイン」をクリックするとメールソフト(Webメーラーと呼ぶことにします)が立ちあがります。この時に入力するパスワードは図3で確認したとおりです。

ログイン画面

サーバーメールログイン画面
図4 サーバーメーラーログイン画面

上図はWebメーラーの初期画面です。一度使用してパスワードも保存しておけば、以後「ログイン」をクリックすると直接次の画面に変わります。

メール一覧表示

下図はログイン後のWebメーラーの画面です。基本的にOutlookなどと同じです。

お問い合わせフォームにメールが届くとこの受信メールフォルダに入ります。同時に別途設定したメルアド(Gmailなど)にも転送されます。

受信メール一覧
図5 Webメーラーの画面

メールの受信例

メール受信例
図6 メールの受信例

図6は最新の受信メールを開いたところです。

テストのためyahooメールからお問い合わせフォームに送った内容が届いた状況です。

ここで最上部にある差出人は<wordpress@(ドメイン)>という送信専用のものであって、こちらでこのメルアドを自由に利用したり削除したりなどはできません。

お問い合わせフォームに送信すると「このメールは〇〇〇〇のお問い合わせフォームから送信されました」などとすぐにWordPressから受付確認のメッセージが返って来ます。

またサイト管理者(自分のこと)には問い合わせがあった旨の通知が届きますが、いずれも差出人はWordPressのこのメルアドです。

また問い合わせメールを設定した別のメルアド(例えばGmail)へ転送する際にも関係しています。まあこの辺りは特に気にしなくてもいいと思いますが。

転送先から返信する方法もあります。

サーバーからの転送先にGmailを設定した場合には、Gmailの複数メルアド管理機能を利用する方法があります。

これはGmailから別のアドレス(ここではサーバーメルアド)を発信者として返信する方法です。

Gmailに転送されてきたメールに対し別メルアドで返信する方法もあるんだ

ただ私の場合はその設定がうまくいかなかったことと、問い合わせそのものがめったにあることではないので、その都度Webメーラーから送信するようにしています。

すべてのメールをGmailに集めて処理する方法は下の書籍にも載っています。

(おわり)

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